1. شکایت باید مدلل و مستند باشد. به شکایاتی که فاقد مستندات لازم باشد ترتیب اثر داده نخواهد شد.

2. به شکایاتی که قبلا در سامانه ثبت گردیده و نتیجه بررسی (رد شکایت ، خاتمه رسیدگی، بایگانی و ارائه پاسخ به شهروند) به شاکی منعکس گردیده رسیدگی نمی‌شود، مگر اینکه موضوع شکایت جدید بوده و با موضوع قبلی تفاوت داشته باشد.

3. هرگونه شکایت می بایست صرفاً توسط ذینفع و یا وکیل قانونی او مطرح گردد .

4. به شکایاتی که دارای اطلاعات ناقص یا نادرست بوده و مشخصات شاکی یا هویت وی احراز نشود ، رسیدگی نخواهد شد.

5. عواقب ناشی از بیان مطالب کذب متوجه شاکی بوده و بر اساس قوانین مربوطه از طرف ذینفعان، پیگیری قانونی خواهد شد.

6. پس از ارائه رمزعبور و شماره پیگیری در سامانه، فرآیند شکایات پایان می یابد لذا حفظ و نگهداری آن جهت پیگیری های بعدی الزامی است.

7. در خصوص شرکت‌های حقوقی غیردولتی (خصوصی) صرفاً مدیر عامل یا نماینده شرکت با ارائه مشخصات کامل و رعایت قوانین مربوطه می تواند شکایت خود را مطرح نماید.

8. در صورتی که جمعی از اشخاص حقیقی با یک موضوع مشترک بخواهند در سامانه اقدام به ثبت شکایت نمایند، می بایست یک شکایت واحد توسط نمایندگان افراد ذینفع ثبت و صرفا به آن شکایت رسیدگی خواهد شد.

9. ضروری است قبل از ثبت شکایت در سامانه ،راهنمای مربوط به موضوع شکایت خود را مطالعه و سپس اقدام به درج شکایت نمایید.